PROSES SERTIFIKASI

Proses Sertifikasi

Ruang lingkup Proses Sertifikasi LSP New Era Pratama didalam prosedur ini adalah permohonan, seleksi, evaluasi, determinasi, tinjauan, keputusan sertifikasi, surveilan, dan resertifikasi.

Permohonan dan Seleksi

1. 1. Pemohon sertifikasi diberikan Penawaran Harga (NEP-FR-08) oleh Manajer Administrasi & Keuangan.

   2. Apabila pemohon sertifikasi menandatangani penawaran harga yang telah diberikan atau telah melakukan pembayaran di awal maka Pemohon Sertifikasi dapat mengisi Formulir Permohonan Sertifikasi (NEP-PK-03/FR-01 A) yang telah diberikan oleh PT New Era Pratama dan melengkapi Formulir Data Pelengkap Permohonan Sertifikasi  (NEP-PK-03/FR-02 A) yang dibutuhkan, Formulir penyesuaian kewajaran asesmen  (NEP-PK-03/FR-12) dan Surat Pernyataan persetujuan untuk sertifikasi (NEP-PK-03/FR-13).

   3. Permohonan sertifikasi ditinjau oleh peninjau permohonan.

   4. Hasil tinjauan pemohonan sertifikasi direkam dalam Formulir Tinjauan Permohonan (NEP-PK-03/FR-03 A)

   5. Apabila hasil tinjauan permohonan belum lengkap sesuai persyaratan, pemohon diberikan kesempatan untuk melengkapinya selama paling lambat 3 hari sebelum sertifikasi.

   6. Apabila hasil tinjauan permohonan sudah lengkap, PT New Era Pratama dan pemohon menandatangani Formulir Perjanjian Sertifikasi (NEP-PK-03/FR-05 A).

   7. Setelah penandatanganan perjanjian sertifikasi, Manajer Sertifikasi membuat surat penugasan tim audit untuk melakukan audit terhadap permohonan sertifikasi yang diajukan.

   8. Direktur menandatangani penugasan tim audit untuk menyetujui pelaksanaan audit.

   9. Auditor yang bertugas menyusun Agenda Audit (NEP-PK-06 FR-01) yang akan diserahkan kepada Manajer Sertifikasi.

Evaluasi 

1. PT New Era Pratama mempunyai suatu rencana kegiatan evaluasi yang memungkinkan pengaturan yang perlu dikelola. 

2. PT New Era Pratama menugaskan personel untuk melakukan setiap tugas evaluasi yang dilakukan dengan sumber daya internalnya. 

3. PT New Era Pratama memastikan seluruh informasi dan/atau dokumentasi yang dibutuhkan tersedia untuk melakukan tugas evaluasi. 

4. PT New Era Pratama melaksanakan kegiatan evaluasi yang dilakukan oleh sumber daya internal dan atau mengelola sumber daya subkontrak sesuai dengan rencana evaluasi.

5. PT New Era Pratama berdasar pada hasil evaluasi yang berkaitan dengan sertifikasi lengkap yang diselesaikan sebelum permohonan sertifikasi, PT New Era Pratama bertanggung jawab terhadap hasil dan memuaskan dirinya sendiri bahwa lembaga yang melakukan evaluasi memenuhi persyaratan yang diatur dalam 6.2.2 dan yang ditentukan dalam skema sertifikasi. 

6. PT New Era Pratama menginformasikan kepada klien untuk seluruh ketidaksesuaian.

7. PT New Era Pratama memberikan informasi mengenai tugas evaluasi tambahan yang diperlukan untuk verifikasi bahwa ketidaksesuaian diperbaiki, apabila terdapat ketidaksesuaian.

8. Jika klien menyepakati penyelesaian tugas evaluasi tambahan, proses yang ditetapkan pada 7.4 diulang untuk menyelesaikan tugas evaluasi tambahan.

9. Hasil dari seluruh kegiatan evaluasi didokumentasikan sebelum ditinjau.

Tinjauan

3. 1. PT New Era Pratama menetapkan satu orang untuk meninjau seluruh informasi dan hasil yang berkaitan dengan evaluasi. Tinjauan tersebut dilaksanakan oleh seorang atau lebih yang tidak terlibat dalam proses evaluasi.

   2. Rekomendasi untuk keputusan sertifikasi berdasarkan tinjauan didokumentasikan, kecuali tinjauan dan keputusan sertifikasi diselesaikan secara bersamaan oleh orang yang sama. Hasil dari tinjauan proses evaluasi direkam dalam Formulir Tinjauan dan Rekomendasi Keputusan Sertifikasi (NEP-PK-03/FR-08).

Keputusan Sertifikasi

4. 1. PT New Era Pratama mengumpulkan informasi yang cukup selama proses sertifikasi untuk membuat keputusan sertifikasi termasuk ketertelusuran dalam hal banding atau keluhan.

   2. PT New Era Pratama bertanggung jawab dan mempertahankan kewenangannya untuk keputusan yang berkaitan dengan sertifikasi. 

   3. PT New Era Pratama membuat Keputusan untuk pemberian, pemeliharaan, sertifikasi ulang, perluasan, pengurangan, penundaan atau pencabutan sertifikasi tidak dialihdayakan.

   4. PT New Era Pratama membatasi keputusan sertifikasi pada hal-hal yang secara khusus berkaitan dengan persyaratan skema sertifikasi. 

   5. Seorang atau lebih (tidak termasuk anggota komite) yang ditugaskan oleh PT New Era Pratama untuk menetapkan keputusan sertifikasi dipekerjakan oleh atau berdasarkan kontrak dengan PT New Era Pratama.

   6. PT New Era Pratama menugaskan setidaknya satu orang untuk menetapkan keputusan sertifikasi berdasarkan seluruh informasi yang relevan dengan evaluasi, tinjauan, dan informasi terkait lainnya. Personel yang membuat keputusan sertifikasi harus memiliki pengetahuan yang cukup dan pengalaman dalam proses sertifikasi untuk menentukan apakah persyaratan sertifikasi telah dipenuhi.

   7. PT New Era Pratama memberitahu klien terkait alasan tidak memberikan keputusan sertifikasi dan mengidentifikasikan alasan keputusan tersebut. 

   8. PT New Era Pratama memberikan sertifikat kepada semua klien yang mengikuti sertifikasi person dan dinyatakan memenuhi kesesuaian serta memelihara kepemilikan Tunggal dari sertifikat tersebut. Sertifikat yang diberikan ditandatangani atau disahkan oleh direktur PT New Era Pratama.

   9. Keputusan dari proses evaluasi direkam dalam Formulir Tinjauan dan Rekomendasi Keputusan Sertifikasi (NEP-PK-03/FR-08).

Sertifikasi

5. 1. 1. Setelah pelaksanaan Sertifikasi dilakukan oleh pemohon sertifikasi,  Manajer Sertifikasi memberikan bukti kesesuaian berupa sertifikat maksimal diterbitkan 30 hari yang berlaku selama 3 (Tiga) tahun setelah pelaksanaan sertifikasi kepada pemohon sertifikasi. Proses penerbitan sertifikat dicantumkan dalam NEP-PK-04.

      2. PT New Era Pratama menyediakan kepada klien dokumentasi sertifikasi formal yang mengkomunikasikan secara jelas atau membolehkan identifikasi hal berikut:

1. nama dan alamat PT New Era Pratama;

2. tanggal diberikannya sertifikasi (tanggal tidak mendahului tanggal keputusan sertifikasi); 

3. nama dan alamat klien / nama person yang telah disertifikasi; 

4. ruang lingkup sertifikasi;

5. masa atau tanggal berakhir sertifikasi, jika sertifikasi berakhir se jangka waktu yang ditetapkan;

6. informasi lain yang diperlukan oleh skema sertifikasi.

7. Identifikasi unik untuk mengurangi risiko pemalsuan.

3. PT New Era Pratama mendokumentasi sertifikat formal mencakup tanda tangan personil yang berwenang, stempel dan stiker hologram untuk mengurangi risiko pemalsuan.

4. Dokumentasi sertifikasi formal diterbitkan setelah atau bersamaan dengan:

1. pada sertifikasi produk, keputusan untuk memberikan atau memperluas ruang lingkup sertifikasi dibuat;

2. persyaratan sertifikasi terpenuhi;

3. perjanjian sertifikasi diselesaikan/ditandatangani.

Proses sertifikasi pada PT New Era Pratama dicantumkan dalam SOP Sertifikasi

(NEP-PK-03).

Direktori klien yang disertifikasi

6. 1. PT New Era Pratama memelihara informasi klien yang disertifikasi berisi sekurang-kurangnya:

• identifikasi skema sertifikasi; 

• kesesuaian terhadap standar dan dokumen normatif lain yang disertifikasi; 

• identifikasi tentang klien.

• Direktori klien yang disertifikasi tercantum dalam Formulir Rekaman Klien
  (NEP-FR-06).

Surveilan

7. 1. PT New Era Pratama melakukan survailen terhadap produk yang dicakup dalam keputusan sertifikasi sesuai dengan skema sertifikasi.

   2. Bila survailen menggunakan keputusan evaluasi, tinjauan atau keputusan sertifikasi, persyaratan dalam 7.4, 7.5 dan 7.6 masing-masing dipenuhi.

   3. Bila penggunaan terus menerus tanda sertifikasi diberikan kewenangan untuk proses atau jasa, survailen dilaksanakan dan mencakup kegiatan surveilan secara berkala untuk memastikan validitas terus menerus terhadap pemenuhan persyaratan proses atau jasa.

   4. Hasil surveilans direkam dalam Laporan Surveilan (NEP-PK-03/FR-09).

Sertifikasi Ulang

8. 1. PT New Era memiliki prosedur terdokumentasi untuk pelaksanaan proses sertifikasi ulang sesuai dengan persyaratan skema sertifikasi.

   2. PT New Era menjamin selama kegiatan sertifikasi ulang, keabsahan kompetensi person yang telah disertifikasi tetap berlanjut dan memenuhi persyaratan skema yang berlaku saat ini.

   3. Periode sertifikasi ulang didasarkan pada persyaratan skema. Dasar pemikiran periode sertifikasi ulang mempertimbangkan, hal - hal yang relevan, sebagai berikut: 

1. persyaratan regulasi;

2. perubahan dokumen normatif;

3. perubahan dalam persyaratan skema yang relevan;

4. sifat dan kematangan industri atau bidang di mana person bersertifikat bekerja;

5. risiko yang timbul dari person yang tidak kompeten;

6. perubahan teknologi yang sedang terjadi, dan persyaratan person yang disertifikasi;

7. persyaratan dari pihak yang berkepentingan;

8. frekuensi dan isi kegiatan survailen jika diperlukan oleh skema.

4. PT New Era Pratama memastikan kegiatan sertifikasi ulang yang dipilih menggunakan proses asesmen yang netral dan cukup mengkonfirmasi keberlanjutan kompetensi yang disertifikasi (SOP Sertifikasi Ulang).

5. PT New Era Pratama dalam melakukan sertifikasi ulang mempertimbangkan hal hal sebagai berikut: 

1. asesmen lapangan;

2. pengembangan profesional;

3. wawancara;

4. konfirmasi rekaman mengenai pekerjaan yang memuaskan dan pengalaman kerja;

5. ujian;

6. pemeriksaan kemampuan fisik terkait dengan kompetensi yang diperlukan

Perubahan yang mempengaruhi sertifikasi

9. 1. PT New Era Pratama memastikan dan memverifikasi perubahan ini dikomunikasikan kepada seluruh klien apabila skema sertifikasi menetapkan persyaratan baru atau revisi prasyarat yang mempengaruhi klien.

   2. PT New Era Pratama mempertimbangkan perubahan lain yang mempengaruhi sertifikasi termasuk perubahan yang dilakukan oleh klien dan menetapkan tindakan yang sesuai terkait perubahan tersebut. 

   3. Bila diperlukan, tindakan untuk menerapkan perubahan yang mempengaruhi sertifikasi mencakup sebagai berikut.

• Evaluasi

• tinjauan; 

• keputusan; 

• penerbitan revisi dokumentasi sertifikasi formal untuk menambah atau mengurangi ruang lingkup sertifikasi;

• penerbitan dokumentasi sertifikasi mengenai revisi kegiatan survailen (bila survailen merupakan bagian dari skema sertifikasi).

Pembekuan dan Pencabutan Sertifikat

1. Pembekuan Sertifikasi dilakukan jika:

1. Teridentifikasi adanya pelanggaran terhadap persyaratan sertifikasi yang ditetapkan oleh PT New Era Pratama;

2. Tidak terpenuhinya persyaratan sertifikasi yang diwajibkan oleh PT New Era Pratama;

3. Terdapat pelanggaran terhadap prinsip ketidakberpihakan selama proses sertifikasi berlangsung;

PT New Era Pratama dapat menginformasikan melalui web-site PT New Era Pratama untuk menginformasikan kepada publik bahwa sertifikat person yang bersangkutan sedang dalam masa pembekuan. Apabila klien dapat menindaklanjuti pada periode pembekuan sertifikat, maka PT New Era Pratama akan menerbitkan Surat Pencairan Sertifikat.

2. Pencabutan Sertifikat, sertifikat dapat dicabut, yang tidak terbatas hanya pada kasus kasus berikut :

1. Tindakan perbaikan yang telah diambil oleh Klien tidak memadai dalam kasus pembekuan Sertifikat.

2. Person tidak memenuhi kewajiban finansialnya kepada PT New Era Pratama 

3. Sebelum pencabutan sertifikat, Bidang Sertifikasi memverifikasi data-data terkait dengan proses pembekuan sertifikat.

4. Bidang Sertifikasi akan memutuskan pencabutan sertifikat secara tertulis dengan menginformasikan Person menghentikan dengan segera pemakaian sertifikat PT New Era Pratama

5. PT New Era Pratama akan menarik Sertifikat dan dokumentasi terkait.

6. Person dapat mengajukan Banding dalam jangka waktu maksimal 1 (satu) bulan setelah pencabutan sertifikat. Penanganan Banding sesuai dengan Prosedur Banding.

7. PT New Era Pratama tidak bertanggung jawab terhadap pengembalian biaya atas pencabutan Sertifikat.

8. PT New Era Pratama dapat menginformasikan melalui web-site PT New Era Pratama untuk menginformasikan kepada publik bahwa sertifikat person yang bersangkutan sudah 

9. PT New Era Pratama menyimpan salinan surat pemberitahuan Pencabutan Sertifikat selama 6 (enam) tahun